Als zzp’er ben je zelf verantwoordelijk voor je administratie. Een correcte factuur is niet alleen belangrijk om betaald te worden, maar ook om te voldoen aan de eisen van de Belastingdienst. In dit complete stappenplan (2025) leggen we uit hoe je een professionele en juridisch juiste factuur opstelt.
Wat moet er verplicht op een factuur staan?
De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan facturen. Een factuur moet onder andere bevatten:
- Je volledige bedrijfsnaam en adres
- Naam en adres van de klant
- Je KvK-nummer
- Je btw-nummer
- Een uniek en opeenvolgend factuurnummer
- Factuurdatum
- Omschrijving van de geleverde dienst of product
- Bedrag exclusief btw, btw-percentage en btw-bedrag
Stappenplan: zo maak je een correcte factuur
Stap 1: Verzamel de juiste gegevens
Controleer altijd of de klantgegevens correct zijn. Een fout in het btw-nummer of bedrijfsnaam kan problemen opleveren bij de administratie.
Stap 2: Gebruik een logisch factuurnummer
Je factuurnummers moeten uniek en oplopend zijn. Veel zzp’ers kiezen voor een combinatie van jaartal + volgnummer (bijvoorbeeld 2025-001).
Stap 3: Specificeer je werkzaamheden
Wees duidelijk over wat je hebt geleverd. Vermeld aantallen, uurtarieven en eventuele bijkomende kosten.
Stap 4: Controleer btw en totalen
Reken correct met 9% of 21% btw (of 0% bij verlegd). Controleer altijd je totalen voordat je de factuur verstuurt.
Stap 5: Verstuur professioneel
Stuur je factuur als PDF en vermeld duidelijke betaaltermijnen (bijvoorbeeld 14 of 30 dagen).
Tip: werk met facturatiesoftware
Handmatig facturen maken in Word of Excel vergroot de kans op fouten. Met moderne facturatiesoftware zoals Yezra worden factuurnummers automatisch gegenereerd, btw correct berekend en herinneringen automatisch verstuurd.
Zo bespaar je tijd én voorkom je administratieve fouten.